レセプト 一般歯科 / ユニット 3 台
90% 削減
月 30 時間 月 3 時間
院長と受付が診療後に手分けして点検。返戻が月 10 件前後あり、再請求対応で月 30 時間以上を費やしていた。
「返戻も含めて任せられて、夜の残業がなくなった。診療と患者対応に集中できるようになった。」
— 院長
Cloud Buddy Dental
— 院長先生が、
診療に集中できる毎日を。
院の事務には、レセプト、経理、労務、採用、集患まで、診療と同じくらい多くの仕事があります。Cloud Buddy Dental は、その事務まわりをまるごと引き受けます。残るのは、「先生が診療に向き合える毎日」だけ。
BACKGROUND
院長先生の夜と週末は、
事務に奪われ続けている。
診療と経営、採用、レセプト、税理士対応——歯科医院の経営には診療以外の仕事が山ほどあります。
それでも院長が事務を抱え続けてしまう理由が、大きく 3 つあります。
- 01
院内に事務の余力がない
受付スタッフは日々の患者対応で精一杯。レセプトや経理は院長が診療後に対応するか、ベテラン1名に依存——属人化と過重労働が常態化している。
- 02
採用しても、すぐ辞めてしまう
受付や歯科助手の応募は減り、教育に時間がかかる割に定着しない。退職のたびに業務が止まり、院長と残ったスタッフの負担が一気に増える。
- 03
専門コンサルもBPOも"歯科の現場"には届かない
歯科専門コンサルは助言止まり、一般のBPOは医療文脈の知識がない。日々のレセプトや診療報酬改定に手を動かしてくれる選択肢が、これまで存在しなかった。
この 3 つを同時に引き受けるサービスが必要だと、私たちは考えました。
それが、歯科特化のBPO「Cloud Buddy Dental」です。
DEFINITION
Cloud Buddy Dental は、院の事務の"棚卸し"と"継続運用"を
セットで引き受ける、歯科特化のBPOサービスです。
業務の棚卸し
院の事務を可視化し設計
継続運用
日々の処理・改定対応・改善
歯科特化BPO
ひとつの窓口でまるごと担う
- 01
ひとつのチームが、棚卸しから運用まで一貫担当
コンサル会社・人材会社・税理士窓口を別々に手配する必要はありません。Cloud Buddy Dental の1チームが、事務の棚卸しから日々の運用まで担当します。
- 02
月額の継続契約で、医院の規模に合わせて柔軟に拡張
院の規模・業務量に応じたシンプルな月額制。小さく始めて、必要に応じて対象範囲を広げていけます。医院数が増えても同じチームでスケールできます。
- 03
院に残す業務と、引き取る業務を院ごとに最適設計
すべてを外に出すわけではありません。患者対応や臨床判断は院に残し、定型化できる事務は引き取る——その線引きを院ごとに丁寧に設計します。
PRINCIPLE
Cloud Buddy Dental の、お引き受け基準。
院の事務をお預かりする前に、明確にしておきたいことがあります。
引き受けないこと
- ご提案だけで終わる仕事は、しません。
- 手順書を渡して終わり、という納品はしません。
- 院に運用を丸投げしません。
- 現場を見ずに、一般論を当てはめません。
- 臨床判断や患者対応は引き受けません。
引き受けること
- 院の事務を、一緒に棚卸しします。
- 院に残す業務と引き取る業務の線引きを、丁寧に設計します。
- 日々の処理も、診療報酬改定の追従も、私たちが責任を持ちます。
- 毎月、改善を続けます。
- お引き受けが向かない領域は、正直にお伝えします。
HOW IT WORKS
まずは30分。院の事務を一緒に棚卸しするところから。
- 01
無料相談
どの事務領域からお引き受けするのが効果的か、院の現状と課題を伺いながら一緒に棚卸しします。費用は一切かかりません。
- 02
業務設計
対象業務のフローを整理し、引き取る範囲・院に残す範囲・必要なツールの役割分担を設計。費用感と運用体制のご提案までを行います。
- 03
引き取り・運用開始
手順書化と必要な仕組みを整え、Cloud Buddy Dental のチームによる日々の運用を開始。立ち上がり期は週次の定例で運用品質を整えます。
運用開始後の継続改善・スケール調整については、下記「サービスに含まれるもの」をご覧ください。
ONGOING SERVICE
契約後、日々の運用で担うこと
立ち上げ後は、Cloud Buddy Dental のチームが 3 つの役割で院の事務をまるごと引き受けます。
業務量や内容の変化にあわせて、柔軟に調整します。
-
ROLE 01
日々の事務処理代行（月額制）
レセプト点検、給与計算、応募対応、税理士窓口など、合意した業務を毎月安定して処理します。
ツール活用例 OCR読み取り、点検補助、定型レポート生成 -
ROLE 02
月次レビュー・継続改善
処理ログと院長・受付へのヒアリングをもとに、毎月改善ポイントを反映します。診療報酬改定にもタイムリーに追従します。
ツール活用例 改定情報の整理、改善候補の提案 -
ROLE 03
体制のスケール調整
業務量の変動や医院数の増減にあわせて、対象業務の追加・縮小を柔軟に行います。急な欠員時のバックアップにも対応します。
ツール活用例 工数予測、業務ボリュームの推計
CASE STUDIES
導入事例でみる Before / After
Cloud Buddy Dental を導入いただいた医院の、業務領域別の定量成果。
集患・マーケ 矯正歯科 / ユニット 4 台
85% 削減
返信まで 2-3 日 当日中
HP 更新と Google ビジネスプロフィールの口コミ対応を院長が片手間で実施。新患の問い合わせから返信まで 2-3 日かかっていた。
「口コミやHPの細かい更新まで任せられるので、私の時間が診療と教育に戻ってきた。新患も増えています。」
— 院長
労務 医療法人（3医院） / ユニット 計 11 台
80% 削減
月 40 時間 月 8 時間
3 医院分の勤怠を Excel で手動集計。シフトの差異対応や入退社手続きで月 40 時間を要していた。
「医院ごとにバラバラだった事務手順が統一され、事務長として全体を見やすくなりました。」
— 事務長
採用 小児・予防歯科 / ユニット 5 台
4 倍 削減
応募 月 1-2 件 応募 月 6-8 件
衛生士・受付の募集を求人媒体に出すも応募が続かず、現場に欠員が出るたびに院長が個別対応していた。
「求人原稿の改善から応募者対応まで巻き取ってもらい、スタッフが安定して採れるようになった。」
— 院長
経理 一般歯科 / ユニット 2 台
88% 削減
月 25 時間 月 3 時間
日々の入金確認と税理士への資料受け渡しが院長の業務に。月末月初は診療後 3 時間以上の残業が常態化していた。
「毎月の経理業務がほぼゼロになり、税理士とのやりとりも引き取ってもらえるので、夜の残業がなくなった。」
— 院長